HABEAS DATA
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4
Las instrucciones, procesos y procedimientos contenidos en la presente política dan cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, Decreto 1533 de 2012 y Decreto único 1074 de 2015, a través de los cuales el Gobierno Nacional ha desarrollado los preceptos necesarios para garantizar el derecho fundamental de la intimidad de las personas, el ejercicio del Habeas Data y la consecuente protección de sus datos personales en concordancia con el derecho a la información.
ALCANCE
Esta política es aplicable a cualquier base de datos personal que se encuentren en custodia de la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4, independientemente de su rol como responsable y/o encargado del tratamiento de los mismos. Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento de la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 PH, identificado con NIT 800 214 723-8. Con domicilio principal en la calle 185 #45-60, Bogotá.
OBLIGACIONES
De acuerdo al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Los Responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento que realizará la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 con la información personal será la siguiente:
Los datos personales serán obtenidos por la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 a través información solicitada para la vinculación proveedores, contratistas, hojas de vida, facturas de venta, listados de asistencia a eventos, entre otros. Además, la información solicitada a copropietarios, residentes y visitantes, en las actividades propias y cotidianas de la copropiedad.
La información concerniente a los datos personales de los titulares de la información será utilizada para los siguientes fines:
- Lograr una eficiente comunicación relacionada con la correcta administración de la copropiedad, informar sobre convocatorias, actas, circulares, notificación de apertura de procesos sancionatorios, informes de estados contables, cartera, seguridad de la copropiedad, entre otras actividades propias del objeto de la copropiedad, y para facilitarle el acceso general a la información de éstos.
- Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 con los empleados, copropietarios, tenedores a cualquier título, contratista y proveedores.
- Informar sobre cambios en los servicios ofrecidos por la copropiedad que buscan satisfacer las necesidades de los Titulares.
- Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el titular, en su calidad de colaborador, Empleado, contratista o proveedor.
- Enviar la información a entidades gubernamentales, públicas o privadas por solicitud expresa de las mismas o por exigencia legal.
- Con propósito de garantizar la seguridad de la copropiedad.
- Manejo de comunicaciones incluido el servicio de citofonía virtual; correspondencia interna y externa; boletines informativos; eventos y actividades; información contable, financiera y presupuestal; procesos jurídicos y prejurídicos; y manejo de Cartera.
- Cualquier otra finalidad que resulte de la relación entre el titular y la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4.
TRATAMIENTO GENERAL DE LA INFORMACIÓN DE CONTRATISTA Y PROVEEDORES
El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual bajo la normativa vigente para el suministro de bienes o servicios que requiera LA AGRUPACIÓN TEJARES DEL NORTE 4 para su funcionamiento y entre otras:
• Para fines comerciales.
• Para el cumplimiento de requisitos de contratación como pólizas de seguros, certificaciones de entidades oficiales y organismos de control.
• Para fines de seguimiento control, auditorías, contabilidad y gestión presupuestal, cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
TRATAMIENTO GENERAL DE LA INFORMACIÓN DE RECUROS Y CAPITAL HUMANO
En el desarrollo de sus procesos La AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 , recolecta información de personas naturales para procesos de selección con la finalidad de la contratación de personal en diferentes modalidades. Motivo por el cual los candidatos que envían voluntariamente su hoja de vida que contiene datos personales, facultan a La AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 para el tratamiento de los mismos. La información relacionada con los empleados será tratada con la finalidad de dar cumplimiento de las obligaciones establecidas contractualmente.
TRATAMIENTO DE INFORMACION PERSONAL DE MENORES DE EDAD
El tratamiento de datos de menores de Edad (Art. 7 Ley 1581 de 2012) se realiza siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, y actúen a través sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal. El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal del menor y cumplirán con parámetros tales como que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En todos los casos, los responsables y encargados que utilicen sistemas de videovigilancia que involucren el tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes deben observar las siguientes reglas, además de lo señalado previamente:
• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la asistencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Informar a todos los padres o representantes legales acerca de la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos queles asisten.
• Limitar la recolección y demás tratamientos de las imágenes de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración en la finalidad previamente informada.
• Garantizar la seguridad de reserva de los datos personales de los menores.
• Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la Ley. El padre y/o representante legal del niño, niña o adolescente es la única persona que podrá acceder a las imágenes de éste. Así, en caso de que se pretenda dar acceso o circular imágenes y/o actividades donde aparezcan otros niños, niñas o adolescentes, se deberá solicitar la autorización de los padres o representantes legales de todos ellos.
TRATAMIENTO GENERAL DE LA INFORMACIÓN DE RECUROS Y CAPITAL HUMANO
La AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y datos de salud, salvo autorización expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad pertinentes.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el caso específico de la protección de datos personales en sistema de videovigilancia (en este documento, SV), el encargado del tratamiento de datos personales corresponde a la compañía de vigilancia controlada por la copropiedad para ejercer la labor de seguridad y que para el ejercicio de sus actividades, realice monitoreo y observación a través de los SV, ya sea por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales, cámaras IP con minicámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y, en general, cualquier medio por el cual se realice el tratamiento de imágenes de titulares de datos personales y que implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal C del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entendido como “cualquier información vinculada o quepuede asociarse a una o varias personas naturales”.
La información recolectada se utilizará para fines de seguridad y convivencia de las personas, de los bienes que se encuentran en las instalaciones, con finalidad de dejar constancia de las labores y actividades desarrolladas internamente, mantener controles de acceso de toda personas que ingresen a las instalaciones, también como material requerido para la toma de decisiones de convivencia con base en la política de convivencia. Las imágenes sólo serán tratadas cuando sean adecuadas, pertinentes y no excesivas en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, legítimas y explícitas, que hayan justificado la instalación de las cámaras o videocámaras y durante el tiempo necesario para su finalidad. Esta información podrá ser compartida con el objetivo de velar por la seguridad de usuarios, visitantes y bienes de la Copropiedad, de igual manera esta información podrá servir como evidencia ante comportamientos inadecuados ante la violación de lo estipulado en el Manual de Convivencia, Reglamento de Propiedad Horizontal y en más disposiciones adoptadas por la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4.
La operación de sistemas de vigilancia privados puede implicar, en algunos casos, la toma de imágenes en la vía pública por ser necesaria para alcanzar la finalidad de garantizar la seguridad de bienes y personas en entornos privados. Esta recolección debe limitarse a aquella que no pueda evitarse para alcanzar el fin legítimo perseguido; enn consecuencia, el operador de medios y sistemas de vigilancia de la copropiedad, velará por la ubicación estratégica y bajo los ángulos de captación necesarios de interés para la copropiedad evitando la captación de imágenes más allá de necesario y permitido.
AUTORIZACION DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los titulares de los datos personales suministrados LA AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4, ya sea por cualquier medio escrito, físico o electrónico, o a través de acciones inequívocas al ingresar de manera voluntaria a las instalaciones físicas de la copropiedad o las unidades que la conforman, o cuando navegan en nuestros canales tecnológicos (WEB, apps, uso de citofonía virtual, etc) aceptan el tratamiento de los mismos y nos autorizan a su uso conforme a las finalidades descritas en esta Política.
Adicionalmente, se recuerda que en el artículo 10 de la Ley estatutaria 1581 de 2012, se establece que la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en sus funciones legales,o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica y sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos estadísticos o científicos
e) Datos relacionados con el registro civil de las personas.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo a la Ley 1581 de 2012, los Derechos de los Titulares son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ATENCION DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El representante legal de la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 será el responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos del titular de la información, cuando ejerza sus derechos para conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización indicados en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual usted podrá contactarse al correo electrónico administracion@tejaresdelnorte4.com o dirigirse a la oficina de la administración ubicada en la calle 185 #45-60, Bogotá D.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar una petición o reclamo ante la oficina de administración de la copropiedad, el cual será tramitado como el siguiente procedimiento:
El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso que el titular este representado por un tercero deberá presentar el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse con soporte escrito, sea éste físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 para el ejercicio del Habeas Data. La Copropiedad podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
- Nombre del titular del dato personal y de sus representantes, de ser el caso.
- Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, corrección o supresión del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.
- Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
- Documentos que soportan la solicitud.
- Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
En caso de faltar alguno de los requisitos indicados, la AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 procederá a comunicarse con el interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada.
Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.
La AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. En caso que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles:
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La AGRUPACIÓN RESIDENCIAL TEJARES DEL NORTE 4 documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
VIGENCIA
Esta Manual de políticas de protección de datos rige a partir del mes de septiembre de 2023, y la vigencia de Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos conforme a lo dispuesto en el artículo número 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015.